La città di New York ha recentemente emanato il Fair Chance in Housing Act (la “Legge”) che vieta di chiedere o raccogliere informazioni sui precedenti penali di un richiedente l’alloggio prima di approvare la domanda. La legge si applica a tutti i proprietari, locatori, consigli di amministrazione e ai loro dirigenti e investigatori, compresi i consigli di cooperativa che esaminano le domande di acquisto, i consigli di cooperativa o di condominio che affittano o vendono appartamenti e, forse, i consigli di condominio che esercitano il diritto di prelazione o altre revisioni di proposte di vendita in cui vengono utilizzati controlli sui precedenti dei potenziali acquirenti. Un controllo dei precedenti penali può essere effettuato solo dopo l’approvazione scritta del richiedente e deve essere conforme a limitazioni sostanziali e procedurali. L’approvazione finale può essere subordinata a un controllo dei precedenti penali soddisfacente. Come per ogni nuova legislazione, la sua applicazione e il suo impatto possono evolvere con l’emanazione di norme di agenzia o di decisioni giudiziarie.
La legge è entrata in vigore il 1° gennaio 2025. Essa contiene limiti sostanziali e procedurali alle indagini sui precedenti penali di potenziali locatari o acquirenti che possono limitare l’utilità di tali indagini. Il modulo di domanda non può contenere alcuna domanda relativa ai precedenti penali del richiedente (o alla loro mancanza) e non possono essere intraprese domande o ricerche sui precedenti penali del richiedente prima dell’approvazione del richiedente, né in un controllo formale del background da parte del consiglio, della direzione o di un’agenzia investigativa, né in modo informale da parte di qualsiasi membro del consiglio o del personale direttivo, ad esempio non si può navigare su Google o semplicemente “chiedere in giro” riguardo ai precedenti penali. I direttori non devono pensare di poter cercare su Internet informazioni di tipo non penale e ignorare ciò che potrebbe emergere in merito ai precedenti penali. Inoltre, cancellare la cronologia delle ricerche nella speranza di nascondere le proprie tracce non è sufficiente, poiché gli strumenti investigativi recuperano facilmente il flusso di informazioni.
Se il richiedente viene approvato per iscritto, l’approvazione può essere subordinata a un controllo dei precedenti penali soddisfacente dopo l’approvazione e di portata limitata. I precedenti penali che possono essere presi in considerazione, tuttavia, sono limitati a (i) condanne per reati, o completamento di una pena, avvenute nei cinque anni precedenti, (ii) condanne per reati minori, o completamento di una pena, avvenute negli ultimi tre anni e (iii) condanne registrate in un registro dei reati sessuali. I casi pendenti non possono essere presi in considerazione, così come non devono essere presi in considerazione altri casi o condanne. Sono consentiti i controlli dei precedenti richiesti o consentiti da altre leggi federali, statali o locali. (Non esiste un elenco o una specificazione delle leggi sostitutive).
Il richiedente deve essere informato del controllo dei precedenti e deve essere fornita una descrizione dei diritti del richiedente pubblicata dall’agenzia.
Se l’approvazione condizionale di una domanda deve essere ritirata sulla base del controllo dei precedenti penali successivo all’approvazione, il proprietario/locatore deve darne comunicazione al richiedente e viene quindi specificata una procedura di spiegazione/ricorso e una spiegazione “individualizzata” da parte del consiglio per giustificare il ritiro, compreso il modo o il motivo per cui le informazioni sui precedenti penali sono rilevanti per gli interessi legittimi del consiglio. La spiegazione dei motivi del rifiuto dovrebbe essere esaminata con un consulente legale, anche se la novità di questa legge implica necessariamente un’incertezza nella definizione di ciò che costituisce una spiegazione accettabile.
Il consiglio è responsabile della conformità, o dell’eventuale mancata conformità, di qualsiasi fornitore terzo che effettui un controllo dei precedenti penali del proprietario/locatore.
I consigli che scelgono di non effettuare un controllo dei precedenti penali sono immuni da eventuali reclami, in una successiva azione legale derivante da atti del richiedente, in cui si sostenga che il consiglio avrebbe dovuto effettuare un controllo dei precedenti penali o che non avrebbe dovuto vendere/affittare al richiedente. Se il consiglio ammette un residente con precedenti penali che poi commette reati nell’edificio, gli amministratori non saranno responsabili. Naturalmente anche questo aspetto è nuovo e soggetto a interpretazione attraverso regolamenti o controversie.
Le violazioni possono comportare accuse e procedimenti amministrativi presso la Commissione per i diritti umani della città, procedimenti ingiuntivi in tribunale e sanzioni civili fino a 250.000,00 dollari.
Modifiche necessarie
La conformità richiede la revisione del modulo del Real Estate Board of New York e l’esclusione dal modulo di domanda di una cooperativa di tutti i riferimenti ai controlli dei precedenti penali (ad eccezione dell’avviso che tale controllo può essere effettuato come consentito dalla legge applicabile e solo dopo l’accettazione condizionata). Allo stesso modo, se una cooperativa o un consiglio di condominio affitta un appartamento, il suo modulo di richiesta deve essere conforme e devono essere rispettate le altre procedure e i limiti della legge. Se un consiglio di condominio utilizza un controllo dei precedenti di un potenziale acquirente per decidere se approvare o esercitare un diritto di prelazione sulla transazione, la sua indagine deve essere conforme alla Legge. Anche i tempi e la portata delle indagini condotte da terzi devono essere conformi. Tutte le persone – membri del consiglio di amministrazione, personale direttivo e qualsiasi agenzia investigativa – devono essere informate dei requisiti della Legge e della necessità di conformarsi.
Le opzioni per il futuro sono: (i) avere un processo in due fasi per i controlli dei precedenti, con l’indagine (da parte di una società investigativa terza che si è formalmente impegnata a rispettare la legge applicabile) di questioni diverse dai precedenti penali che si svolge prima di qualsiasi decisione sulla domanda e l’indagine dei precedenti penali che si svolge dopo il colloquio e l’approvazione di una domanda o (ii) rilasciare approvazioni condizionali e avere un’unica indagine dei precedenti dopo l’approvazione. In entrambi i casi, la portata del controllo dei precedenti penali dovrà essere limitata come richiesto dalla Legge. In consultazione con la direzione e la società di investigazione, si dovrà valutare quale di queste opzioni fornisca le informazioni necessarie, sia amministrativamente fattibile e coerente con un processo di revisione degli acquirenti ragionevolmente accettabile. È opportuno consultare i servizi investigativi di terze parti, che potrebbero già adattare le loro offerte per tener conto di questi cambiamenti.
In caso di domande, rivolgetevi a uno degli avvocati del nostro gruppo di studio sulle cooperative e i condomini.
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