Con l’insediamento di Donald J. Trump alla presidenza, l’applicazione delle norme sull’immigrazione è diventata una priorità assoluta, come dimostrano il discorso inaugurale e gli ordini esecutivi del presidente Trump. Sebbene non si sappia ancora quale sarà l’impatto sui datori di lavoro, si prevede che una componente essenziale sulla politica immigratoria della nuova amministrazione sarà un aumento delle verifiche delle norme applicabili ai posti di lavoro e delle verifiche circa l’utilizzo del modulo I-9 per la verifica di idoneità all’impiego.
L’Immigration Reform and Control Act del 1986 (“IRCA”) vieta ai datori di lavoro di assumere persone non autorizzate a lavorare negli Stati Uniti e richiede che il datore di lavoro confermi l’identità e l’idoneità all’impiego dei nuovi dipendenti. Per adempiere a questo obbligo, i datori di lavoro devono compilare e conservare correttamente il modulo I-9 per ogni nuovo dipendente al momento dell’assunzione.
La nuova amministrazione presidenziale, attraverso la divisione Immigration and Customs Enforcement (“ICE”) del Dipartimento di Sicurezza Nazionale degli Stati Uniti, si propone di effettuare un numero sempre maggiore di ispezioni sul posto di lavoro e di verifiche della documentazione sull’immigrazione dei dipendenti. Durante un controllo in loco, i datori di lavoro possono aspettarsi che l’ICE esamini sempre la documentazione del Modulo I-9 conservata nei file del personale per verificarne l’accuratezza e la completezza. I datori di lavoro che assumono o continuano ad assumere consapevolmente lavoratori non autorizzati in violazione dell’IRCA sono soggetti a sanzioni civili da 716 a 5.724 dollari per lavoratore non autorizzato in caso di prima violazione, da 5.724 a 14.308 dollari per lavoratore non autorizzato in caso di seconda violazione e da 8.586 a 28.619 dollari per lavoratore non autorizzato in caso di terza o successiva violazione. Oltre alle suddette sanzioni civili, si presuppone che i datori di lavoro che impiegano regolarmente lavoratori non autorizzati siano intenzionalmente coinvolti in uno schema ricorrente di violazione dell’IRCA e possano essere soggetti a sanzioni penali che prevedono una multa di 3.000 dollari per ogni lavoro non autorizzato e/o sei mesi di reclusione.
Il modulo I-9 è un documento federale richiesto dallo United States Citizenship and Immigration Service (“USCIS”), composto da tre sezioni. La sezione 1 del modulo è costituita dalle informazioni e dall’attestazione del dipendente. Il dipendente deve compilare e firmare la sezione 1, fornendo informazioni personali e attestando la propria identità e lo stato di idoneità al lavoro negli Stati Uniti, entro il primo giorno di lavoro. La sezione 2 del modulo I-9 è la revisione e verifica del datore di lavoro o del rappresentante autorizzato. Il datore di lavoro deve compilare e firmare la sezione 2, confermando che un rappresentante autorizzato dell’azienda ha esaminato i documenti originali del dipendente per confermarne l’identità e l’idoneità a lavorare negli Stati Uniti, entro tre giorni lavorativi dal primo giorno di impiego del dipendente. I datori di lavoro possono scegliere di utilizzare un sistema elettronico online volontario chiamato E-Verify per confrontare le informazioni del modulo I-9 di un lavoratore con alcuni database governativi per verificare l’identità e l’idoneità al lavoro. I datori di lavoro possono fotocopiare i documenti presentati dai dipendenti per il processo del modulo I-9, ma devono applicare il metodo scelto in modo coerente. La sezione 3 del modulo viene utilizzata per verificare nuovamente l’idoneità all’impiego dei dipendenti la cui autorizzazione è scaduta o che vengono riassunti. Le registrazioni del modulo I-9 devono essere conservate nel fascicolo personale del dipendente per almeno tre anni dalla data di assunzione o per un anno dalla data di cessazione del rapporto di lavoro, se successiva.
Imprecisioni apparentemente minori nell’archiviazione o nella conservazione dei moduli I-9 sottopongono i datori di lavoro a potenziali multe e sanzioni civili. L’ICE identificherà ogni caso di non conformità del datore di lavoro come errore tecnico o violazione sostanziale. Esempi di errori tecnici sono la mancanza nella sezione 1 del nome, dell’indirizzo, della data di nascita o della data di inizio del rapporto di lavoro del dipendente. L’ICE concederà al datore di lavoro 10 giorni lavorativi per dimostrare la correzione degli errori tecnici. Se l’ICE ritiene che gli errori tecnici siano stati corretti durante il periodo di 10 giorni, di solito non emette una sanzione civile. Esempi di violazioni sostanziali sono il fatto che il datore di lavoro non sia riuscito a ottenere la firma del dipendente nella sezione 1 o a firmare la sezione 2; moduli I-9 mancanti o moduli I-9 compilati in ritardo rispetto a quanto richiesto dall’IRCA. Le sanzioni civili per errori tecnici e violazioni sostanziali variano da 288 a 2.861 dollari per violazione.
I datori di lavoro devono rivedere il proprio modulo I-9 per assicurarsi di utilizzare la versione più aggiornata e condurre una verifica interna dei propri documenti del modulo I-9. I datori di lavoro che scoprono errori o violazioni durante un controllo interno devono documentare la scoperta nel file e nella risposta immediata del datore di lavoro. Gli errori tecnici possono essere corretti chiedendo alla persona competente di correggere l’errore nella documentazione. Le violazioni sostanziali non possono essere corrette dal datore di lavoro e restano soggette a possibili ispezioni e scoperte da parte dell’ICE. Se il datore di lavoro scopre una violazione sostanziale, deve annotarla nel fascicolo e includere una spiegazione di come si è verificata la violazione (ad esempio, errore innocente o negligenza o malafede intenzionale). Se la violazione coinvolge un dipendente in servizio, il datore di lavoro deve anche contattare il dipendente per spiegare che c’è stato un problema con la procedura del modulo I-9 e che è necessario completare correttamente la procedura. Il datore di lavoro deve quindi inserire il nuovo modulo I-9 completo nel fascicolo personale del dipendente insieme all’originale.
I datori di lavoro devono inoltre controllare con diligenza le date di scadenza dei documenti di autorizzazione all’impiego, per assicurarsi che l’azienda verifichi tempestivamente l’idoneità all’impiego dell’individuo prima della scadenza dei documenti, e in ogni caso non oltre i tre giorni successivi alla data di scadenza.
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